予定の調整

スケジュールで、複数のユーザーや施設の予定を調整する方法を説明します。

空き時間を確認する

複数のユーザーや施設の空き時間を確認します。
「日表示」画面または「週表示」画面で選択したユーザー、組織、施設の予定を並べて表示することで、空いている時間をかんたんに確認できます。

操作手順:
  1. ヘッダーのアプリのアイコンをクリックします。

  2. [スケジュール]をクリックします。

  3. 「スケジュール」画面で、[日表示]または[週表示]を選択します。

  4. 予定を表示するユーザー、組織、または施設を指定します。

    次のいずれかの方法で、ユーザー、組織、および施設を合わせて20件まで指定できます。

    • [ユーザー/施設の追加]ボタンをクリックする
      表示された入力欄で、ユーザー、組織、または施設を検索して、個別に指定します。 スクリーンショット:週表示画面。ユーザー/施設の追加ボタンと入力欄が枠で囲まれて強調されている
    • ドロップダウンリストをクリックする
      Myグループや組織に所属するユーザー、施設グループに含まれる施設などをまとめて指定します。 スクリーンショット:週表示画面。ドロップダウンリストが枠で囲まれて強調されている
    • [ユーザー/施設の選択]リンクをクリックする
      表示されたダイアログで、ユーザーや施設を検索して指定します。Myグループや組織、施設グループから目的のユーザーや組織、施設を見つけることもできます。
      選択したユーザーや組織、施設を適用する前に、表示順を変更することもできます。 スクリーンショット:週表示画面。ユーザー/施設の選択リンクが枠で囲まれて強調されている

  5. 空き時間を確認します。

    表示中のユーザー、組織、および施設の通常予定が、色分けして表示されます。
    表示しているユーザーの色で、どのユーザーの予定が登録されているのかを確認できます。
    指定したユーザー、組織、施設のうちのいずれかに予定がある時間は、網掛けで表示されます。
    ドラッグで時間を範囲選択して、予定を表示しているユーザー、組織、および施設を指定した予定を登録できます。詳細は、通常予定をかんたんに登録する方法を参照してください。
    スクリーンショット:空き時間を確認している画面例

予定を調整する

スケジュールには、予定を調整する方法が複数あります。
目的に応じて、次の方法で予定を調整できます。

  • 条件に合った空き時間を検索して予定を登録する
  • 空き時間を確認しながら、複数の予定を一括で登録する

条件に合った空き時間を検索して予定を登録する

予定の参加者、施設、所要時間などの条件を設定し、条件に合った空き時間を検索します。
検索結果の中で最も都合のよい日時に予定を登録できます。
仮の予定で登録すると、予定の登録者が日時の候補を複数提示し、参加者が日時を確定できます。

操作手順:
  1. ヘッダーのアプリのアイコンをクリックします。

  2. [スケジュール]をクリックします。

  3. 「スケジュール」画面で、[予定を調整する]をクリックします。

    スクリーンショット:予定を調整する操作リンクが枠線で囲まれて強調されているスケジュール画面

  4. 「予定の調整(ユーザー/施設の選択)」画面で、参加者と施設を選択し、[条件を入力する]をクリックします。

    システム管理者が予定の閲覧だけを許可しているユーザーや施設も選択できます。

  5. 「予定の調整(条件の入力)」画面で、必要な項目を設定し、[空き時間を検索する]をクリックします。

    画面キャプチャー:空き時間を検索するボタンが枠で囲まれている予定の調整画面

    • 日付候補:
      予定の候補にする日付を選択します。5件まで設定できます。
    • 時間候補:
      空き時間検索の対象になる時間帯と、予定の所要時間を設定します。
    • 施設の条件:
      手順4で選択した施設の中の1つだけを使用するか、すべての施設を使用するかを選択します。

  6. 「検索結果」画面で、必要な項目を設定します。

    画面キャプチャー:各項目が表示された検索結果画面

    • 日時候補:
      予定を登録する日時を選択します。[前後の予定を表示する]をクリックすると、手順4で選択した参加者と施設の、前後の予定が表示されます。
    • タイトル:
      予定のタイトルを設定します。
    • 公開方法:
      予定を公開するかどうかを設定します。
    • 会社情報:
      往訪先や出張先などの会社情報を登録できます。
    • 登録方法:
      「仮の予定として登録する」のチェックボックスを選択すると、日時候補で選択した時間帯に、仮の予定が登録されます。
      「仮の予定として登録する」のチェックボックスの選択を外すと、日時候補で選択した時間帯に、仮の予定ではなく通常予定が登録されます。
    • 共有先:
      予定の参加者以外に予定を共有する場合は、[共有先を追加する]をクリックし、共有先を設定します。

    条件を設定し直す場合は、[前の画面に戻る]をクリックします。

  7. 設定内容を確認し、[登録する]をクリックします。

仮の予定を確定する

仮の予定の日時を確定します。
確定した予定は、元に戻せません。

操作手順:
  1. ヘッダーのアプリのアイコンをクリックします。

  2. [スケジュール]をクリックします。

  3. 「スケジュール」画面で、確定させる仮の予定のタイトルをクリックします。

    仮の予定は、緑色の文字で予定のタイトルが表示されます。

  4. 「予定の詳細」画面で、確定したい日時候補の[確定]をクリックします。

    すべての参加者の予定に反映されます。
    確定ボタンが赤枠で囲まれている画像

空き時間を確認しながら、複数の予定を一括で登録する

ほかのユーザーの空き時間を確認しながら、複数の予定をまとめて登録します。

操作手順:
  1. ヘッダーのアプリのアイコンをクリックします。

  2. [スケジュール]をクリックします。

  3. 「スケジュール」画面で、[複数の予定を一括登録する]をクリックします。

  4. 「複数の予定の一括登録」画面で[ユーザーを追加する]をクリックします。

    スクリーンショット:ユーザーを追加するの操作リンクが枠線で囲まれて強調されている

  5. 空き時間を確認するユーザーを設定します。

    「ユーザーの選択」ダイアログで、空き時間を確認したいユーザーを追加します。操作方法はユーザーを選択するを参照してください。
    ユーザーは10件まで選択できます。

  6. 空き時間を確認します。

    手順5で追加したユーザーの予定が、色分けして表示されます。どのユーザーの予定も入っていない空白部分が空き時間です。
    ユーザー名の横のチェックボックスで、予定の表示、非表示を切り替えられます。
    スクリーンショット:複数のユーザーの予定が表示されている複数の予定の一括登録画面

  7. 予定を登録する時間帯をドラッグで範囲選択します。

    予定は、30分単位で指定できます。
    スクリーンショット:空いている時間をドラッグで範囲選択している
    ドラッグで範囲選択した日時は、「選択している日時」に追加されます。 「選択している日時」には、日程を10件まで追加できます。
    スクリーンショット:範囲選択した日時が「選択している日時」に表示されている

  8. [予定の情報を入力する]をクリックします。

  9. [予定の情報の入力]ダイアログで、必要な項目を設定します。

    スクリーンショット:予定の情報の入力ダイアログの例

    • タイトル:
      予定のタイトルを入力します。
    • メモ:
      予定のメモを入力します。
    • 公開方法:
      予定を公開するかどうかを設定します。

    条件を設定し直す場合は、[キャンセルする]をクリックします。

  10. 設定内容を確認し、[登録する]をクリックします。