フォルダーの設定

ファイル管理のファイルは、フォルダーごとに管理をします。
部門ごとにフォルダーを設定し、アクセス権や更新通知を設定します。フォルダーは階層化できます。

フォルダーを追加する

フォルダーにサブフォルダーを追加します。
サブフォルダーを追加する際、親フォルダー、または親フォルダー内のサブフォルダーに設定されているアクセス権と通知設定を継承できます。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[フォルダーを追加する]をクリックします。

    フォルダーを追加するの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  7. 「フォルダーの追加」画面で、「タイトル」項目を設定します。

    標準のタイトルは必ず設定します。
    [言語ごとに表示名を設定する]をクリックすると、複数の言語でタイトルを設定できます。
    ユーザーが設定している言語のタイトルを設定していない場合、標準のタイトルが表示されます。
    設定できる言語は、次のとおりです。

    • 日本語
    • English
    • 中文(简体
    • 中文(繁體
      繁体字で表示されます。
    タイトル項目を入力している画像

  8. 「フォルダーコード」項目を設定します。

    フォルダーコードは必ず設定します。
    フォルダーを識別するための固有のコードです。
    フォルダーコードを入力している画像

  9. 必要に応じて「メモ」項目を設定します。

    フォルダーの説明を入力します。設定すると、フォルダーの画面にメモが表示されます。
    メモが表示されている画像

  10. 「アクセス権」項目、および「通知設定」項目で、親フォルダー、または同じ親フォルダーに所属するほかのフォルダーの設定を適用するかどうかを設定します。

    初期値は、親フォルダー、または親のサブフォルダーの設定が適用されます。

    • 親フォルダー、または親のサブフォルダーの設定を適用しない場合:
      「親フォルダーか親のサブフォルダーのアクセス権を適用する」、および「親フォルダーか親のサブフォルダーの通知設定を適用する」のチェックボックスの選択を外します。

      親フォルダーまたはサブフォルダーの設定を反映しない設定の画像

    • 親フォルダー、または親のサブフォルダーの設定を適用する場合:
      「親フォルダーか親のサブフォルダーのアクセス権を適用する」、および「親フォルダーか親のサブフォルダーの通知設定を適用する」のチェックボックスを選択します。

      親フォルダーまたはサブフォルダーの設定を反映する設定の画像
      設定を適用するフォルダーは、「アクセス権」および「通知設定」のドロップダウンリストから選択します。

      アクセス権を適用する他のフォルダーが表示されている画像

  11. 設定内容を確認し、[追加する]をクリックします。

フォルダーを変更する

フォルダーの設定内容を変更します。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[フォルダーの詳細]をクリックします。

    フォルダーの詳細の操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  7. 「フォルダーの詳細」画面で、[変更する]をクリックします。

    変更するリンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「フォルダーの情報の変更」画面で、必要に応じて設定内容を変更します。

  9. 設定内容を確認し、[変更する]をクリックします。

フォルダーを移動する

サブフォルダーを、ほかのフォルダーの下に移動します。
フォルダーを移動すると、フォルダー内のファイルやサブフォルダーもあわせて移動されます。
ルートフォルダーは移動できません。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[フォルダーの詳細]をクリックします。

  7. 「フォルダーの詳細」画面で、[移動する]をクリックします。

    移動するの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「フォルダーの移動」画面の「移動後の親フォルダー」項目で、移動するフォルダーを選択します。

    キーワードを入力し、[フォルダー検索]をクリックすると、移動先のフォルダーを検索できます。
    [1つ上]をクリックすると、1つ上のフォルダーに移動します。
    フォルダー名をクリックすると、クリックしたサブフォルダーに移動します。数字はサブフォルダーの数を表します。
    「フォルダーの移動」画面

  9. 設定内容を確認し、[移動する]をクリックします。

サブフォルダーを順番変更する

サブフォルダーの順番を変更します。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[サブフォルダーを順番変更する]をクリックします。

    サブフォルダーを順番変更するの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  7. 「サブフォルダーの順番変更」画面で、フォルダーの順番を変更します。

    「サブフォルダーの順番変更」画面

  8. 設定内容を確認し、[変更する]をクリックします。

フォルダーを削除する

フォルダーを削除します。
フォルダーを削除すると、フォルダー内のファイルやサブフォルダーもあわせて削除されます。
ルートフォルダーは削除できません。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[フォルダーの詳細]をクリックします。

    フォルダーの詳細の操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  7. 「フォルダーの詳細」画面で、[削除する]をクリックします。

    削除するの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「フォルダーの削除」画面で、[はい]をクリックします。

フォルダーを完全に削除する

削除されたフォルダーを完全に削除します。
選択したフォルダーに含まれるすべてのサブフォルダーとファイルも、完全に削除されます。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、「削除済み」が表示されているフォルダーを選択します。

    「削除済み」が表示されている画像

  7. [完全に削除する]をクリックします。

    完全に削除するの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「フォルダーの完全削除」画面で、[はい]をクリックします

削除したフォルダーを元に戻す

削除されたフォルダーを元に戻します。
削除されたフォルダーを元に戻せるのは、システム管理者とアプリケーション管理者のみです。
フォルダーを戻すと、削除する前に保存されていたサブフォルダーやファイルも元に戻ります。
ただし、削除する前に設定していたアクセス権を、すべて元に戻すことはできません。
元に戻したときのアクセス権、通知先、運用管理権限の設定は、次のとおりです。

  • アクセス権:
    • 親フォルダー:
      セキュリティモデルに「GRANT(許可の対象を選択する)」が設定され、アクセス権の設定数が0になります。
      アクセス権を設定するまで、すべての組織、ユーザー、またはロールは、ファイルの閲覧と追加ができません。
    • 親フォルダー内のサブフォルダー:
      フォルダーを削除する前の設定に戻ります。
      ただし、親フォルダーにアクセス権を設定するまで、ファイルの閲覧と追加ができません。
  • 通知先:
    • 親フォルダーとサブフォルダーの両方で、フォルダーを削除する前の設定に戻ります。
  • 運用管理権限:
    • 親フォルダーとサブフォルダーの両方で、フォルダーを削除する前の設定に戻ります。
操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します。

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、「削除済み」が表示されているフォルダーを選択します。

    「削除済み」が表示されている画像

  7. [元に戻す]をクリックします。

    元に戻すの操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「フォルダーの復元」画面で、[はい]をクリックします。

    フォルダーは、削除される前に保存されていた親フォルダーに移動します。

フォルダーの使用量を確認する

フォルダーの使用量を確認します。
使用量は、フォルダーごとに確認することできます。

操作手順:
  1. へッダーの歯車の形をした管理者メニューアイコンをクリックします。

  2. [Garoonシステム管理]をクリックします。

  3. 「各アプリケーションの管理」タブを選択します

  4. [ファイル管理]をクリックします。

  5. [フォルダーの設定]をクリックします。

  6. 「フォルダーの設定」画面で、フォルダーを選択し、[フォルダーの詳細]をクリックします。

    フォルダーの詳細の操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  7. 「フォルダーの詳細」画面で、[使用量の一覧]をクリックします。

    使用量の一覧の操作リンクが赤枠で囲まれている画像

  8. 「使用量の一覧」画面で、フォルダーの使用量を確認します。

    使用量を確認している画像