将记录的数据导出到文件时的注意事项
介绍将记录的数据导出到文件时的注意事项。
另外,想要使用导出的文件来批量更新应用中已添加记录的数据时,有额外的注意事项。
在进行导出到文件的操作前,请务必预先确认此处说明的注意事项。
导出到文件时的注意事项
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需持有应用的访问权限中的“导出文件”权限。
访问权限的初始设置为仅允许应用的创建人“导出文件”。
根据需要,向要执行操作的用户赋予导出文件的权限。
参考:给应用设置访问权限
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以下数据不可导出到文件。
- 标签
- 附件
- 关联记录列表
- 回复
- 历史记录
另外,根据数据类型,有些数据即使可以导出到文件,也无法从导出的文件导入到应用。详情请参考“应用数据的导入与导出”。
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要导出的文件如果超过100MB,将导出失败。请筛选要一次导出的字段和记录。
导出用于批量更新记录的文件时的注意事项
想要使用导出的文件来批量更新应用中已添加记录的数据时,将以下字段导出到文件。
- 要更新值的字段
- 作为批量更新key的字段
“作为批量更新key的字段”用于将要更新的记录与文件的数据关联起来。
导入文件时,是覆盖原有记录还是添加新记录,取决于作为批量更新key的字段的值(应用的数据)和文件中的列的值(文件的数据)是否一致。
- 指定为key的字段的值,如与文件中相应列的值一致,则用文件中该行的值覆盖记录。
- 指定为key的字段的值,如与文件中相应列的值不一致,则用文件中该行的值添加新记录。
可指定为批量更新key的字段
可指定以下任一类型的字段作为批量更新key。
- 记录编号
- 单行文本框
- 数值
- 日期
- 日期与时间
- 链接
指定为批量更新key的字段,必须为值不与其他记录重复的字段。
- 记录编号为记录必含字段,且会自动生成与其他记录不重复的值,因此经常被作为批量更新key。
将记录编号指定为批量更新key时,如文件的“记录编号”列中有应用中不存在的记录编号,则不导入该文件。
- 将记录编号以外的字段(单行文本框、数值、日期、日期与时间、链接)指定为批量更新key时,需在字段的设置中勾选“值为唯一”。