流程管理的设置容易陷入复杂。
实际在kintone中设置流程管理之前，如事先把握业务的流程，预先设计好流程管理，可使整个设置进行得更加顺畅。
将想要在流程管理中设置的业务流程记在纸上，或使用PowerPoint、Excel等应用起个草图。

例如，将申请、批准的业务流程做成如下草图。

在业务流程的草图中，明确画出状态、执行者和动作。
范例）【状态】 圆形、【执行者】 方形、【动作】 箭头

1. 确定初始的状况（状态）。
   初始的负责人（执行者）指定为创建人或不指定。
   范例）【状态】 申请前、【执行者】 创建人

2. 确定下一个状况（状态）和负责人（执行者）。
   同时确定用于前进至该状态的按钮名称（动作）。 范例）【动作】 申请、【下一个状态】 申请中、【下一个执行者】 批准人

3. 根据需要，重复步骤2。 根据条件，当下一个状态和执行者会有差异时，明确该条件。

4. 完成后，确定最后的状况（状态）。
   不需要完成状态的负责人（执行者）。
   同时确定用于前进至该状态的按钮名称（动作）。 范例）【动作】 批准、【下一个状态】 已批准

流程管理的详情，根据各状态进行设置。
根据业务流程的草图，先列出状态，再分别对各状态列出执行者、条件、动作、下一下状态的一览表。

申请前、申请中、已批准

完成流程的最后状态由于没有执行者和动作，所以无需记入一览表中。