對記錄設定存取權限

文章編號:040595

對每筆記錄分別限制可以查看、編輯、刪除記錄的使用者。以欄位的值作為條件,對每筆記錄設定不同的存取權限。

設定步驟

  1. 點擊記錄清單畫面右上方齒輪形狀的應用程式設定圖示 ,選擇「設定」分頁中「存取權限」的[記錄]。
    截圖:以紅框強調應用程式設定圖示

  2. 對記錄設定存取權限。
    點擊[新增]。

  3. 在「記錄的條件」中,指定要設定存取權限的記錄的條件。 指定記錄的條件 此外,無法指定以下欄位作為條件:

    • 文字編輯方塊
    • 多行文字方塊
    • 附件
    • 相關記錄清單

  4. 在「使用者/組織/群組和存取權限」中指定使用者、組織或群組,並勾選要允許的操作。
    點擊「選擇表單中的欄位」選擇欄位後,即可對欄位中指定的使用者、組織或群組設定存取權限。 指定使用者/組織/群組和存取權限
    對同一位使用者設定多個存取權限時,將優先套用排在上方列的設定。例如,進行如下設定後,將只允許「佐藤 昇」查看、編輯或刪除記錄。

    佐藤 昇 [✔]查看 [✔]編輯 [✔]刪除
    Everyone [  ]查看 [  ]編輯 [  ]刪除
    有選擇組織時,勾選「繼承存取權限」核取方塊後,所屬於下級組織的使用者也將繼承相同的存取權限。
  5. 想設定多種記錄條件與存取權限的組合時,再次點擊[新增]。在新增的那一列,進行步驟3及步驟4的設定。
    有多列時,將優先套用排在上方列的設定。若要變更優先順序,請拖放想變更的列左側的排序圖示。 截圖:強調新增按鈕與排序圖示

  6. 點擊畫面右下方的[儲存]。

  7. 點擊畫面右上方的[更新應用程式]。

  8. 在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

透過以上操作即可對記錄設定存取權限。

TIPS:指定建立人、更新人、執行者

可以將記錄的建立人或更新人、流程管理的執行者指定為存取權限的對象。從[選擇表單中的欄位]中選擇。

  • 建立人:建立記錄的使用者
  • 更新人:最後更新記錄的使用者
  • 執行者:在流程管理上,身為當前狀態的作業負責人的使用者

例如,設定為在啟用流程管理的應用程式中,狀態尚未顯示「完成」的記錄,僅限建立人、執行者、更新人可以查看。

截圖:指定執行者為存取權限對象的範例

TIPS:指定選擇使用者、選擇組織欄位

在應用程式表單中配置選擇使用者欄位或選擇組織欄位後,可以將存取權限的對象指定為各記錄中所選擇的使用者、組織,而非特定的使用者或組織。
從[選擇表單中的欄位]中選擇要指定的欄位。

例如,設定為僅限選擇使用者(案件負責人)中所選擇的使用者才能編輯或刪除。 截圖:指定選擇使用者欄位為存取權限對象的範例

與「流程管理」或「選擇使用者、選擇組織欄位」搭配使用,可以設定更彈性的存取權限。