對記錄設定存取權限，可以對每筆記錄分別限制可查看、編輯或刪除記錄的使用者。

1. 在「記錄清單」畫面中，點擊畫面右上方齒輪形狀的[設定應用程式]圖示。
   

2. 在「應用程式的設定」畫面中，點擊[設定]分頁的「存取權限」中的[記錄]。

3. 點擊[新增]。

4. 在「記錄的條件」中，指定要設定存取權限的記錄的條件。
   要組合多個條件時，點擊+形狀的[新增條件]圖示。指定新增的條件，選擇「滿足所有條件」或「滿足任一條件」其中之一。

5. 在「使用者/組織/群組與存取權限」中，新增要設定存取權限的使用者、組織或群組。
   可以透過搜尋欄搜尋，或點擊搜尋欄右側的[從組織和群組中選擇]圖示，透過選擇使用者的對話方塊新增使用者、組織或群組。

6. 若要對下列欄位或項目設定存取權限，點擊[選擇表單中的欄位]，再選擇欄位或項目。

   • 在欄位中指定的使用者、組織或群組
   • 記錄建立人
   • 記錄的更新人
   • 流程管理的執行者

7. 對使用者、組織或群組勾選要允許的操作。

8. 若設定多種記錄條件與存取權限的組合，請再次點擊[新增]，新增條件。
   有多列時，將優先套用排在上方列的設定。若要變更優先順序，請拖放想變更的列左側的排序圖示。

9. 點擊畫面右下方的[儲存]。

10. 點擊畫面右上方的[更新應用程式]。

11. 在確認對話方塊中點擊[更新應用程式]。

下列欄位無法指定為「記錄的條件」。

• 標籤
• 文字編輯方塊
• 多行文字方塊
• 附件
• 相關記錄清單
• 空白欄
• 分隔線

「記錄的條件」中欄位的值指定為組織或群組時，將以下列時間點的資訊設定記錄的存取權限。

• 更新應用程式的設定時
• 新增記錄時
• 更新記錄時

若要將根據最新的組織或群組資訊設定的存取權限反映到所有記錄中，請更新應用程式的設定。

可指定組織或群組的欄位如下：

• 建立人
• 更新人
• 執行者
• 選擇使用者
• 選擇組織
• 選擇群組

可透過「使用者/組織/群組與存取權限」的[選擇表單中的欄位]指定的欄位如下：

• 選擇使用者
• 選擇組織
• 選擇群組

除了欄位以外，也能指定記錄的建立人或更新人、流程管理的執行者。
可指定的項目詳情如下：

• 建立人：建立記錄的使用者
• 更新人：最後更新記錄的使用者
• 執行者：在流程管理上，身為當前狀態的作業負責人的使用者

記錄的存取權限設定中，對同一位使用者設定多個權限時，將優先套用排在上方列的設定。

例如，設定的順序為「Sales Division有查看權限」、「Everyone沒有查看權限」，將只允許「Sales Division」的所屬使用者查看記錄。

以下介紹記錄的存取權限使用範例。

可以將記錄的建立人或更新人、流程管理的執行者指定為存取權限的對象。
例如，設定為在啟用流程管理的應用程式中狀態尚未顯示「完成」的記錄，僅限建立人、執行者或更新人查看。

在應用程式表單中配置選擇使用者欄位或選擇組織欄位後，可以將存取權限的對象指定為各記錄中所選擇的使用者、組織，而非特定的使用者或組織。
例如，設定為僅限選擇使用者（案件負責人）中所選擇的使用者才能編輯或刪除。