流程管理是以「狀態」、「動作」、「執行者」等三大項目組合設定。

例如，若為「登錄記載申請內容的記錄，取得上司核准」的流程，「狀態」、「動作」及「執行者」的關係分別如下：

• 狀態：登錄、待簽核、已簽核
• 動作：申請、簽核、退回
• 執行者：記錄建立人、上司

此處將說明狀態、動作、執行者的概要。

狀態是指記錄的處理狀態。
設定狀態後，會自動顯示各筆記錄的目前狀態。

動作是指將記錄變更為其他狀態的操作。
設定動作後，記錄詳情畫面中會顯示執行動作的按鈕。使用者點擊按鈕後，記錄狀態將會變更。

可對各個狀態設定動作。一個狀態可以設定多個動作。
對最初的狀態和中間階段的狀態，設定動作和動作執行後的狀態。
最後的狀態（結束的狀態）不需要設定動作。

也可使用欄位的值，設定只在滿足特定條件時執行動作。
例如，設定只能在「費用」欄位值100萬日圓以上時可執行的動作，以及只能在小於100萬日圓時可執行的動作，即可根據費用改變使用者可以執行的動作。
參考：條件分支的申請

執行者是指被指定為執行動作負責人的使用者。
可在記錄詳情畫面的「當前執行者」欄中確認各記錄的當前執行者是誰。

可自由設定執行者。
設定執行者後，執行動作的按鈕只會對執行者顯示。
未設定執行者時，執行動作的按鈕會對所有使用者顯示。

可對各個狀態設定執行者。一個狀態可以設定多個執行者。
可對最初的狀態和中間階段的狀態設定執行者。
最後的狀態（結束的狀態）則沒有執行者。

若設定多位執行者，請選擇下列任一種變更記錄狀態的條件：

• 前一個狀態的執行者所指定的使用者執行動作後，變更狀態
• 所有執行者執行動作後，變更狀態
• 執行者其中一人執行動作後，變更狀態

下列使用者的畫面上方，將顯示［變更當前執行者］按鈕，可變更執行者。

• cybozu.cn共通管理員
• 啟用流程管理的應用程式中，具備該程式管理權限的使用者