您可以對記錄設定存取權限，對每筆記錄分別限制可查看、編輯或刪除記錄的使用者。

1. 在「記錄清單」畫面中，點擊畫面右上方齒輪形狀的[設定應用程式]圖示。
   

2. 在「應用程式的設定」畫面中，點擊[設定]分頁的「存取權限」中的[記錄]。

3. 在「記錄的存取權限」畫面中，點擊[新增]。

4. 在「記錄的條件」中，指定要設定存取權限的記錄的條件。
   要組合多個條件時，點擊+形狀的[新增條件]圖示。指定新增的條件，選擇「滿足所有條件」或「滿足任一條件」其中之一。

5. 在「使用者/組織/群組與存取權限」中，新增要設定存取權限的使用者、組織或群組。
   可以透過搜尋欄搜尋，或點擊搜尋欄右側的[從組織和群組中選擇]圖示，透過選擇使用者的對話方塊新增使用者、組織或群組。
   

6. 若要對欄位中指定的使用者、組織或群組設定存取權限，點擊[選擇表單中的欄位]，再選擇欄位。
   可選擇的欄位如下：

   • 使用者
   • 組織
   • 群組
   • 建立人
   • 更新人

   啟用流程管理時，也可以選擇「執行者」。

7. 對使用者、組織或群組勾選要允許的操作。

8. 若設定多種記錄條件與存取權限的組合，請再次點擊[新增]，新增條件。
   有多列時，將優先套用排在上方列的設定。若要變更優先順序，請拖放想變更的列左側的排序圖示。
   

9. 點擊畫面右下方的[儲存]。

10. 在「應用程式的設定」畫面中，點擊[更新應用程式]。

11. 在「更新應用程式」對話方塊中，點擊[更新應用程式]。

下列欄位無法指定為「記錄的條件」。

• 標籤
• 文字編輯方塊
• 多行文字方塊
• 附件
• 相關記錄清單
• 空白欄
• 分隔線

使用組織或群組設定存取權限時，若變更組織或群組的資訊，變更內容可能不會反映到存取權限中。
若要將最新的組織或群組資訊反映到所有記錄的存取權限中，請更新應用程式的設定。

此外，記錄的存取權限將在執行以下操作時反映。

• 更新應用程式的設定時
• 新增記錄時
• 更新記錄時

欄位的存取權限設定中，對同一位使用者設定多個權限時，將優先套用排在上方列的設定。

例如，設定的順序為「Sales Division有查看權限」、「Everyone沒有查看權限」，將只允許「Sales Division」的所屬使用者查看記錄。

以下介紹記錄的存取權限使用範例。

可以將記錄的建立人或更新人、流程管理的執行者指定為存取權限的對象。
例如，設定為在啟用流程管理的應用程式中狀態尚未顯示「完成」的記錄，僅限建立人、執行者或更新人查看。

在應用程式表單中配置選擇使用者欄位或選擇組織欄位後，可以將存取權限的對象指定為各記錄中所選擇的使用者、組織，而非特定的使用者或組織。
例如，設定為僅限選擇使用者（案件負責人）中所選擇的使用者才能編輯或刪除。