ファイルからレコードのデータをアプリに読み込む

記事番号:040724

作成済みのアプリにファイルからデータを読み込んで、新しいレコードの追加や、登録済みのレコードへの上書きができます。
なお、レコード内のテーブルに対しても、新しい行の追加や、既存の行の更新ができます。

ここでは、作成済みのアプリに、ファイルからデータを読み込む操作や注意事項について説明します。

ファイル読み込み前の注意事項

ファイル読み込み操作のポイント

ファイルからデータを読み込む際には、アプリの各フィールドに対して、ファイルのどの列のデータを読み込むかを指定します。
また、登録済みのレコードにデータを上書きする場合は、さらに「一括更新のキー」となるフィールドを指定します。

ここでは、この2つの設定のポイントについて説明します。 スクリーンショット:フィールドとファイルの列の対応付け

(a) 「ファイルの列」を指定するときのポイント

「ファイルから読み込む」画面の「ファイルの列」で、アプリの各フィールドに対して、データを読み込みたいファイルの列を指定します。
図:フィールドとファイルの列の対応付け

  • データを読み込みたいフィールドが「アプリのフィールド」に表示されない場合は、ファイルからデータを登録・上書きできないフィールド、または閲覧・編集権限がないフィールドです。
    たとえば、計算式が設定されているフィールドなど、ほかのフィールドの値に応じて、値が計算・取得されるフィールドは、「アプリのフィールド」に表示されません。ファイル読み込み時にデータが再計算・再取得されます。
    該当するフィールドは、「ファイルを読み込むアプリを確認する」を参照してください。

  • 入力必須のフィールド(「*」が付いたフィールド)には、データを新規レコードとして登録する場合、必ずファイルの列を指定します。
    なお、登録済みレコードに上書きする場合でも、該当フィールドに値が未登録のレコードがある場合は、ファイルの列を指定してください。

  • 値を登録・更新する必要がないフィールドには、「(指定しない)」を選択します。

    • 新規レコードでは、空欄、または初期値(初期値が設定されている場合)で登録されます。
    • 登録済みのレコードでは、登録されている値から更新されません。

    特に、登録済みのレコードにデータを上書きする場合、誤って古いデータで更新してしまうことがないように、値を更新しないフィールドには、「(指定しない)」を選択してください。

  • 登録済みレコードにテーブルのデータを上書きする場合、「アプリのフィールド」に表示されているテーブル内の全フィールドに対して、ファイルの列を指定します。変更のないフィールドも読み込みの対象として指定してください。

(b) 「一括更新のキー」を指定するときのポイント

登録済みのレコードにデータを上書きする場合は、「一括更新のキー」となるフィールドを指定します。

「一括更新のキー」とは、ファイルの各行のデータをどのレコードに上書きするかを特定するためのフィールドです。「一括更新のキー」には、レコード番号や受注番号など、同じアプリ内でほかのレコードと値が重複しないフィールドを指定します。

「一括更新のキー」を指定すると、ファイルを読み込んだ際に、「一括更新のキー」のフィールドの値と、対応付けられたファイルの列の値が比較されます。

  • ファイルの列の値が、「一括更新のキー」のフィールドの値と一致する場合
    その値が記載されている行のデータを、値が一致したレコードに上書きします。
  • ファイルの列の値が、「一括更新のキー」のフィールドの値と一致しない場合
    その値が記載されている行のデータを、新規レコードとして登録します。

図:「一括更新のキー」で特定したレコードへのデータ登録・上書き

「一括更新のキー」に指定できるフィールドは、次のとおりです。

  • レコード番号
  • 文字列(1行)
  • 数値
  • 日付
  • 日時
  • リンク

ファイル読み込みの手順

  1. レコード一覧画面右上の「オプション」アイコンをクリックし、[ファイルから読み込む]をクリックします。
    スクリーンショット:レコード一覧画面でメニューを選択している画面 [ファイルから読み込む]が表示されない場合は、アプリのアクセス権の設定で「ファイル読み込み」権限を付与してください。
    アプリにアクセス権を設定する

  2. [参照]をクリックし、読み込むファイルを指定します。
    スクリーンショット:読み込むファイルを指定する画面

  3. 「読み込むファイルの先頭行はフィールド名ですか?」のラジオボタンを選択します。
    ファイルの先頭行に列名が記載されている場合は、「はい」を選択します。 スクリーンショット:先頭行のデータがフィールド名かを指定する画面 ファイルの内容に応じて、自動的に「はい」が選択される場合があります。

  4. 「各種読み込み設定を行います」のラジオボタンを選択します。必要に応じてオプションにチェックを入れます。
    スクリーンショット:各種読み込み設定の選択 読み込み設定の詳細は、次のページを参照してください。
    「新しいファイル読み込み方式」と「従来のファイル読み込み方式」

  5. 「プレビュー」に、ファイルの内容が正しく表示されていることを確認します。
    スクリーンショット:読み込まれたファイルのプレビュー画面 「文字コード」と「区切り文字」のドロップダウンは、CSVファイルを読み込んだ場合のみ表示されます。

    • ファイルのデータが文字化けしている場合は、「文字コード」を変更します。
    • ファイルのデータが列ごとに正しく区切られていない場合は、「区切り文字」を変更します。
  6. アプリの各フィールドに対して、データを読み込むファイルの列を指定します。
    参考:(a) 「ファイルの列」を指定するときのポイント
    スクリーンショット:「ファイルの列」を指定する画像 ファイルの先頭行に列名が記載されている場合、アプリのフィールド名と一致する列が、「ファイルの列」に自動的に指定されます。

    • データを読み込みたいフィールドが表示されない場合は、ファイルからデータを登録・上書きできないフィールド、または閲覧・編集権限がないフィールドです。
      該当するフィールドは、次のページを参照してください。
      ファイルを読み込むアプリを確認する
    • 入力必須のフィールド(「*」が付いたフィールド)には、データを新規レコードとして登録する場合、必ずファイルの列を指定します。
    • ファイルからデータを登録・更新しないフィールドには、「(指定しない)」を選択します。
      • 新規レコードでは、空欄、または初期値(初期値が設定されている場合)で登録されます。
      • 登録済みのレコードでは、登録されている値から更新されません。

    テーブルにデータを読み込む場合
    テーブル内のフィールドは、「テーブル名 > フィールド名」という形式で表示されます。
    登録済みレコードに上書きする場合は、テーブル内の全フィールドに、ファイルの列を指定してください。
    スクリーンショット:テーブルのフィールドの表示形式

  7. 登録済みのレコードに上書きする場合、「一括更新のキー」にチェックを入れます。
    参考:(b) 「一括更新のキー」を指定するときのポイント
    スクリーンショット:「一括更新のキー」にチェックを入れる画像 「一括更新のキー」に指定できるフィールドは、次のとおりです。

    • レコード番号
    • 文字列(1行)
    • 数値
    • 日付
    • 日時
    • リンク
  8. 新規登録するレコードの作成者/作成日時/更新者/更新日時を読み込む場合は、「レコードの作成/更新情報」の各フィールドに対して、ファイルの列を指定します。
    スクリーンショット:「レコードの作成/更新情報」にファイルの列を指定する画面

    • 「レコードの作成/更新情報」の各フィールドが表示されない場合は、アプリのアクセス権の設定で「アプリ管理」権限を付与してください。
      アプリにアクセス権を設定する
    • 「(指定しない)」を選択すると、新規登録するレコードの作成者/作成日時/更新者/更新日時は、ファイルを読み込んだユーザーと日時になります。
  9. 画面左上の[読み込む]をクリックします。 スクリーンショット:[読み込む]をクリックする画像

読み込みが開始されると、レコード一覧画面に自動的に遷移します。
スクリーンショット:ファイル読み込み中の画面 画面上部にメッセージが表示され、データの読み込み状況や結果を確認できます。
メッセージ内のリンクをクリックすると、「読み込まれたファイル」画面が表示されます。「読み込まれたファイル」画面では、自分が実行した読み込みの進捗状況やエラー内容の詳細を確認できます。
ファイルの読み込み状況を確認する

ファイルの読み込みに失敗した場合、対処方法は「レコードの一括登録/更新に失敗した場合」を参照してください。