プロセス管理の設計
プロセス管理は、設定が複雑になりがちです。
kintone上でプロセス管理を実際に設定する前に、あらかじめ業務の流れを把握し、プロセス管理の設計をしておくとスムーズに設定できます。
プロセス管理で設定したい業務の流れを、紙でメモしたりPowerPointやExcelなどのアプリケーションを利用したりして、図にしてみましょう。
たとえば、申請や承認といった業務の流れを次のような図にします。
業務の流れ
業務の流れを表す図では、ステータスと作業者とアクションがわかるようにします。
例)【ステータス】 円、【作業者】 四角、【アクション】 矢印
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最初の状況(ステータス)を決めます。
最初の担当者(作業者)は、指定しないか、作成者にします。
例)【ステータス】 申請前、【作業者】 作成者 -
次の状況(ステータス)と、担当者(作業者)を決めます。
そのステータスに進めるためのボタンの名前(アクション)も決めます。 例)【アクション】 申請する、【次のステータス】 申請中、【次の作業者】 承認者 -
完了となる、最後の状況(ステータス)を決めます。
完了のステータスの担当者(作業者)は不要です。
そのステータスに進めるためのボタンの名前(アクション)も決めます。 例)【アクション】 承認する、【次のステータス】 承認済
これで、業務の流れの図ができました。
プロセスの詳細
プロセス管理の詳細は、ステータスごとに設定します。
業務の流れの図からステータスをリストアップし、ステータスごとに作業者、条件、アクション、次のステータスを一覧表にします。
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作成した業務の流れの図
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ステータスとプロセスの一覧表
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ステータス
申請前、申請中、承認済 -
プロセスの一覧表
ステータス 作業者 条件 アクション 次のステータス 申請前 作成者 申請する 申請中 申請中 承認者 承認する 承認済 プロセスが完了となる最後のステータスは、その作業者やアクションがないため、一覧表には記述不要です。
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これで、プロセス管理を設定する準備ができました。