ワークフロー

申請フォームのサンプルを利用したい

製品サイトのワークフロー サンプルフォームからXML形式のサンプルフォームをダウンロードできます。
サンプルフォームを読み込む手順は、XMLファイルから読み込む方法を参照してください。

申請の処理者に自動的に申請者の上長が設定できるようにしたい

申請フォームの経路の初期値に上長を設定しておきます。申請時に、申請者の上長を自動的に処理者に含めることができます。
詳細は、次のページを参照してください。

処理が必要な申請を受信した時に通知をメールで受信したい

次の2つの設定を行うと、通知をメールで受信できるようになります。

  • システムメールアカウント
    システム管理者が設定します。
    システムメールアカウントは、通知メールの差出人として使用されるメールアカウントです。
    詳細は、システムメールアカウントの設定を参照してください。
  • 通知を受け取るメールアドレス
    ユーザーが個人設定で設定します。
    詳細は、メール通知の設定を参照してください。

申請者によって自動的に承認経路を変えたい

ひとつのフォームを使って、申請者によって異なる経路の指定をすることはできません。
承認経路ごとに異なる申請フォームを作成し、承認経路を設定してください。

承認者が申請の内容を変更できるようにしたい

システム管理者が承認者に編集権限を付与することで、申請の処理時に承認者による内容追記やファイル添付ができるようになります。
編集権限は、申請フォームの項目に対して申請経路の経路ステップごとに設定します。
アクセス権を設定できる項目、および設定方法の詳細は、項目のアクセス権の設定を参照してください。

最終承認者が承認した申請の内容を変更したい

最終承認者が承認した申請は、変更できません。

申請者や処理者以外のユーザーも申請を閲覧できるようにしたい

申請データの公開設定をすると、申請者や処理者以外のユーザーも、最終承認者の処理が完了した申請を閲覧できます。
詳細は、申請データの公開設定を参照してください。

フォルダーを追加して申請を分類したい

任意のフォルダーを追加し、申請を分類することはできません。

退職したユーザーが処理者に設定されている未承認の申請を処理したい

次のいずれかの方法で対応します。

ユーザーが申請の処理者を変更する

システム管理者が、申請フォームの経路変更を許可している場合、申請経路の処理者を変更できるユーザーが、申請の処理者を変更できます。
詳細は、申請経路の変更を参照してください。

退職したユーザーの代理人が申請を処理する

システム管理者が退職したユーザーの代理人を設定し、代理人が申請を処理します。
詳細は、次のページを参照してください。
代理人の設定
申請の代理処理

システム管理者、または運用管理者が申請の処理者を変更する
操作手順:
  1. システム管理者、または運用管理者に経路の変更を許可します。

  2. システム管理者、または運用管理者が、処理者を変更します。

    • システム管理者の場合:
      システム管理者が処理者を変更する方法は、申請データの管理の経路ステップの変更を参照してください。
    • 運用管理者の場合:
      運用管理者が処理者を変更する方法は、[オプション]から操作します。
      詳細は、カテゴリーの運用管理権限の設定を参照してください。

申請フォームに入力した値によって承認経路を変更したい

「経路分岐」を設定すると、申請フォームに入力した値によって、承認経路を変更できます。

操作手順:
  1. 申請フォームに次の項目を設定します。

    • 項目名:上長承認
    • タイプ:ラジオボタン
    • ラジオ項目:必要/不要

  2. 手順1で設定した項目に経路分岐を設定します。

    上記の場合、設定した申請フォームの上長承認で「必要」を選択した場合にだけ、承認経路に上長が含まれるようになります。
    経路分岐の詳細は、経路分岐の設定を参照してください。

ワークフローの申請をスケジュールに自動登録したい

「スケジュールへの自動登録」を設定すると、承認された申請データの内容を、自動的にスケジュールに登録できます。
詳細は、スケジュールへの自動登録を参照してください。